Vonalkódos termékekkel dolgozik? Válassza a D4S ERP rendszer új, kiszedési funkcióját!

Legutóbbi összefoglalónkat a 3.3-as verziófrissítés újdonságaival zártuk, így innen folytatjuk legfrissebb fejlesztéseink bemutatását: lássuk, hogy az elmúlt időszakban, milyen újdonságok kerültek be a D4S vállalatirányítási rendszerbe! Fontos megjegyezni, hogy a D4S ERP rendszer pályázati úton is beszerezhető, jelenleg is nyitva vannak olyan pályázati lehetőségek, melyek segítségével könnyebben bevezethető a rendszer, így, aki gondolkodik vállalkozása modernizálásán, érdemes ezt az opciót is kihasználni! Ehhez kapcsolódóan minden szükséges információ megtalálható a d4s.hu weboldalon!

A 3.4-es verzió újdonságai között elsőként a termékekhez bekerülő termékstatisztikákat mutatjuk be egy kicsit részletesebben: ezek lényegében abban segítik Partnereink munkáját, hogy értékesítési, illetve beszerzési oldalról is meg lehet vizsgálni egy adott termék statisztikáját (például kik vették belőle a legtöbbet vagy épp hogyan változott a termék beszerzési ára). A statisztika többféle módon érhető el: a termékadatlap (jobb felső sarokban található „Statisztikák” gomb) mellett immáron listanézetből is kiválasztható, a termék megnevezése előtti három pontra kattintva bekerült egy új, „Statisztikák” névre keresztelt menüpont, melyre kattintva egyből el is jutunk a termék statisztikájához. Látható válik ezt követően az értékesítési és beszerzési oldal, alapértelmezett esetben csak a kiegyenlített számlák listázódnak, viszont az oldalon található „minden számla” kapcsolóval be tudjuk azt is állítani, hogy az összes számlát lássuk a statisztikákban, továbbá a már jól ismert szűrési paraméterekkel az elemezni kívánt időszakot is könnyen kiválaszthatjuk. Szemléltető grafikák alkalmazásával válik láthatóvá, a Top 10 értékesítési/beszerzési mennyiség és összeg, de tájékozódhatunk az eladási/beszerzési ár változásáról is.

Fontos újdonság a számlázás területén, hogy most már van lehetőségünk extra csatolmányokat is csatolni a kiküldendő számlához, amit a már jól ismert lépések (értékesítés/vevőszámlák/számla kiválasztása/email küldés) után érhetünk el. Magára a számlára rákattintva találjuk a csatolás fület, ahova fel tudunk tölteni dokumentumokat, képeket, ezek közül tudunk majd tallózni a számla kiküldésekor, az új, „Bizonylat csatolmányok” gombra kattintva.  Amikor indítjuk a számla kiküldését, a már ismert küldési panelre bekerült egy új mező is, „Csatolmányok” névvel, ide tudunk extra csatolmányokat feltölteni. Kiküldés után ügyfelünk emailfiókjába megérkeznek a számlaképpel együtt ezek a plusz csatolmányok is.

Előző összefoglalónkban is mutattunk újdonságot a kontrolling kimutatásoknál, most sincs ez másképp, hiszen a 3.4-es verzióban is találhatunk ehhez kapcsolódó frissítést, a kontrolling modul/kimutatási listák/értékesítés fülre kattintva. A legördülő lista két új eleme a „Tételes országonkénti forgalom”, illetve az „Összesített országonkénti forgalom”: előbbi azt mutatja, hogy melyik országban, milyen tételeket adtunk el, hány darabot, milyen áron, a devizásokat könnyítésként már át is számolja a rendszer az árfolyam alapján, továbbá átváltja euróba is, az összesített opció pedig országokra lebontva mutatja az összesített adatokat, könnyebb átláthatóságot biztosítva adott időszakra leszűrve.

A „kiszedés” funkció is rendelkezésre áll már a D4S vállalatirányítási rendszerben, melynek alapja a vonalkódos termék, működése pedig az elmentett kiadási bizonylatokon, tehát szállítólevélen és raktári kiadáson figyelhető meg. A bizonylatokra felvitt termékeket (sarzsos vagy épp nem sarzsos) már egy kiszedési felületen tudjuk követni a mentett bizonylatokon lévő QR-kód segítésével, szintén újdonság a jobb felső sarokba bekerülő, „Kiszedés” gomb, mely csak mentés után válik láthatóvá. Fontos megjegyezni, hogy alapértelmezetten ez a QR-kód nem kerül rá a bizonylatokra, akinek erre a funkcióra szüksége van, az tud készíteni olyan nyomtatási képet, amin rajta van ez a QR-kódos lehetőség, maga a QR-kód egyébként a kiszedés lezárultával el is tűnik a bizonylatról. A kiszedés első lépéseként be kell csippantanunk egy vonalkód olvasóval a terméket, ami után a felület be is húzza a termék vonalkódját, ha sarzsos a termék, akkor a sorozatszámokat is. Több opció is rendelkezésre áll ennél a pontnál, melyeket a rendszerbeállításokba (raktár fül/adatlap beállítások) bekerült, két új kapcsolóval állíthatunk, nevük: Gyorskiadás, illetve Tömeges vonalkód (ez a két új kapcsoló a 3.6-os verzióval került be a rendszerbe, de relevanciája miatt ezekről most ebben a részben számolunk be). A Gyorskiadás kapcsoló, ha aktív, akkor a sarzs/sorozatszám bevételezés nélkül is kiadható, Tömeges vonalkód aktívra kapcsolásával pedig egy beolvasással a teljes mennyiséget ki tudjuk szedni, ha nem aktív, akkor annyiszor kell csippantani, ahány éppen van belőle. Biztatjuk partnereinket, hogy használják az új, kiszedés funkciót, ha vonalkódos termékekkel dolgoznak, ráadásul az említett, különböző funkciókkal jelentősen könnyebbé válik a termékek összeszedése.

Folytatva a kimutatási listák fejlesztését, újdonságként belekerült a D4S rendszerébe egy csomagolóanyag lista kimutatás, illetve egy elektronikai hulladék kimutatás is: mindkettő vevőszámlákhoz kapcsolódik, tehát az értékesítési oldalt erősítik, a vevőszámlák listanézet felületén találhatjuk az új, „Export műveletek” gombot, benne a két, említett kimutatási listával. Belföldi értékesítés esetén, a bizonylaton meg kell jelenítenünk a termék súlyát, illetve azt is, hogy milyen csomagolóanyagot használtunk és annak mi volt a súlya, ha a bizonylatunk megfelel ezeknek a kritériumoknak, akkor a számlát listanézetből kijelölve rá tudunk kattintani a „csomagolóanyag lista kimutatás” lehetőségre.

A felugró ablakban láthatjuk azokat a csomagolóanyag fajtákat, amiket korábban a termékek modul/szótárak/környezetvédelmi termékdíj vagy EPR tétel résznél rögzítettünk, ezek kitöltésénél a 100%-ot kell, hogy elérjük, tehát például a kartondobozból 50%-ot használtunk, a fennmaradó 50%-ot pedig fóliából. Ezt követően nyomjuk meg az Export gombot, ami egy összesített kimutatást készít számunkra a csomagolóanyag felhasználásról: mutatja a mennyiségi eladásokat az adott termékekből, ha a terméknek be van állítva súly a termék adatlapon, akkor adott mennyiséggel ez a súlyérték felszorzódik, a dokumentum végén pedig összesítve láthatjuk az adatokat. Például van 25 kg nettó súlyunk, 75 kg csomagolóanyaggal növelt bruttó súlyunk: a bruttó súlyból kivonjuk a nettó súlyt, kapunk 50 kg-ot, a százalékos szétosztás alapján pedig ezt az 50 kg-ot szétosztjuk a példában említett kartondoboz és fólia között, 50%-os szétosztás alapján 25 kg kartondobozt és 25 kg fóliát használtunk fel.

Hasonlóan a csomagolóanyag kimutatási listához, az elektronikai hulladék esetében is hasonló nyomtatási képet kapunk, leszűrhetjük a számunkra releváns időszakra is a kimutatásokat. Ennél a kimutatásnál csak akkor fogunk adatokat látni, ha korábban a termékcsoportoknál beállítottuk, hogy melyik termékünk tartozik elektronikai hulladék kategóriába, használva és aktívra állítva az új, „elektronikai hulladék” kapcsolót. Ha van a kritériumoknak megfelelő adatunk, akkor az összesítő listában fogjuk látni a termékek nevét, kódját, súlyát, illetve a végén az összesítést.

Szintén a 3.4-es verziófrissítés újdonsága az EU-s országokra vonatkozó Intrastat adatexport, melynek gombja a jobb felső sarokban található (az Email-küldés ikonja mellett) megnyomása után szűrhetünk adott időszakra és egy olyan Intrastat Excelt generál a rendszer, mely a kigyűjtött adatokat felhasználva, egyből betölthető, előre meghatározott fejlécekkel dolgozik. Ahhoz, hogy ez a funkció működjön, több paramétert (vámtarifaszámot, illetve alapértelmezett beszállítót a termék adatlapján, továbbá olyan partnernek kell kiválasztva lennie, mely EU-s ország) is be kell állítanunk. Itt kell megjegyeznünk, hogy ehhez kapcsolódóan az általános szótárelemek/országok részhez bekerült egy új, EU-tagország nevű kapcsoló is, hiszen ez az adatexport kizárólag EU-s országoknál használatos. Akik már korábbi tapasztalataik alapján ismerik az Intrastat nevű statisztikai adatszolgáltatási rendszert, jó hír lehet, hogy immáron a D4S rendszeréből is kinyerhető ez az adatexport.

A bevételezésnél is találunk egy hasznos újdonságot, ami megkönnyíti a termékek tömeges bevételezését, tehát igen rövid idő alatt tudunk sok gyári számot betölteni. Az új funkció lényege, hogy sarzsos termék bevételezése esetén le tudunk tölteni egy sablont, melybe bele tudjuk tölteni sorozatszámainkat. A bevételezés során kattintsunk a sarzsos termék ikonjára, melyet követően, a felugró ablakban láthatjuk az Excel ikont, melyet megnyomva le tudjuk tölteni a szükséges sablont. Ezt töltsük ki a sorozatszámokkal, mentsük el, majd importáljuk vissza a jelzett felületen.

A 3.4-es verzió sok fejlesztése után a 3.5-ös verzió is tartalmazott egy súlyra vonatkozó, további újdonságot: partnereink kérése alapján a súlyt – a szállítólevélen már ismert formában – egyéb bizonylatokon is megjelentetjük a nyomtatási képen. Ehhez kapcsolódóan a rendszerbeállításokon belül új, „Súly megjelenítése” kapcsolót találhatunk, melyet aktívra állítva jelentethetjük meg azt a bizonylatokon, a szállítólevél mellett immáron az értékesítési bizonylatokon (vevői rendelés), illetve raktári mozgások esetében is használhatjuk ezt a lehetőséget.

A 3.6-os verziónak köszönhetően találhatjuk meg a rendszerben a Kiszedés funkcióját segítő, két új kapcsolót (Gyorskiadás, illetve Tömeges vonalkód), ezekről fentebb már részletesen beszámoltunk, így bejegyzésünk zárásaként következzenek a 3.7-es verzió újdonságai. Elsőként a kibővített Termékböngésző almodulról számolhatunk be Olvasóinknak, mely több új fejlesztést is kapott: bekerült egy devizaválasztó, illetve partnerválasztó a listanézet fölé, továbbá a műveletek rész is nagyobb hangsúlyt kapott. A listanézetből ki tudunk választani termékeket, a műveletek gombot megnyomva pedig egy legördülő listából tudunk választani, hogy épp milyen bizonylatra szeretnénk ezeket a termékeket rárakni. Az eddig megszokott bizonylatkészítési folyamatot reformálja meg ez a fejlesztés, hiszen itt termékből kiindulva tudjuk eldönteni, hogy milyen bizonylatot szeretnénk készíteni.

A 3.7-es verziónak köszönhetően további fejlesztést kapott a D4S rendszerben megjelenő AI chatbot, modernebb, átláthatóbb design-nal rendelkezik, ráadásul a megszólítása is személyre szabott lett. Bekerültek azok a lekérdezési lehetőségek (pl. ÁFA egyenleg, TOP 10 termékeladás), melyek a telefonos applikációban is fellelhetőek, ehhez a gyors műveletek részhez mindig azok a lekérdezések kerülnek, melyeket az adott felhasználó a legtöbbet használ. További újdonság, hogy maga a D4S AI belső felülete is átalakult: átláthatóbbá váltak a bal oldalon megtalálható, korábban indított beszélgetések, ide is bekerültek a lekérdezési lehetőségek, jobb oldalon pedig megtalálható az összes többi lekérdezés is.

Kimutatások terén a sarzsok területén is találhatunk frissítést az új verzióban: a raktárkezelés/statisztikák/sarzsszámok résznél eddig csak a szállítólevelet tudtuk kiválasztani, ez most kiegészült raktári mozgásokkal is. Szintén újdonság, hogy az oszlopok közé bekerült egy partneroszlop is.

A 3.4-es verzióban részletesen bemutatott kiszedés funkciójához kapcsolódik egy kiegészítés a 3.7-es verzióban: a kiszedésnél eddig csak a sarzsszámot mentette el a rendszer, a frissítésnek köszönhetően most már a vonalkódók is mentésre kerülnek, a sorozatszámokhoz hasonlóan ez is kapott egy új táblát (ha visszatér a kiszedéshez, akkor a vonalkódos beolvasás is zöld lesz, hasonlóan a sarzsoshoz).

Szintén a sarzsszámokhoz kapcsolódó újdonság, hogy a D4S rendszerben immáron lehetőség van a sarzsok figyelésére is. Azon felhasználók, akik jogosultságot kaptak a raktárkezelésre, egy új, sarzsfigyelés nevű oszlopot láthatnak: ha itt be van kapcsolva számukra a jogosultság, akkor abban az esetben, ha ő raktári bizonylatot készít, akkor a tételsor felett megjelenik egy sarzsfigyelés kapcsoló tehát még ott is eldöntheti, hogy a bizonylat készítésekor figyelje-e a rendszer a sarzsokat. Tehát ha kikapcsolja, akkor annak ellenére is tudja véglegesíteni a bizonylatot, hogy nem adott meg sarzsot, ez a kapcsoló az összes raktári bizonylatot érinti.

A fentebb részletezett verziófrissítések újdonságai alapján is látható, hogy a D4S ERP rendszere folyamatosan megújul, az újabb és újabb fejlesztéseknek köszönhetően egy olyan, széleskörűen használható vállalatirányítási rendszerré nőtte ki magát, melynek használatával nem csupán időt spórolhatunk napi munkavégzésünk során, de praktikus funkcióinak, illetve modulrendszerének köszönhetően hatékonyabbá és átláthatóbbá is válik vállalkozásunk működése.