Megérkezett a feladatkezelő!

Rendszerünk legújabb frissítésével megérkezett a feladatkezelő, innentől kezdve bárki előfizethet rá, aki szeretné használni! De mivel is tud többet, mint az interneten fellelhető bármelyik hasonló szoftver, például a JIRA? Ez a D4S vállalatirányítási rendszerbe van integrálva, ezáltal össze tudod kapcsolni rendeléseiddel, számláiddal, partnereiddel a feladatokat, nem kell hozzá egy külön rendszert használnod és oda egyesével felrögzíteni a fontos információkat. Nálunk egy helyen van minden lényeges adat, így sokkal egyszerűbben átlátod az egészet, nem vesznek el a feladatok és a határidőket is egyszerűbb betartani! Prioritási sorrendet is fel tudsz állítani a tennivalók között, így nagyobb eséllyel lesznek készen előbb azok, amik tényleg fontosak.

Videót is készítettünk a feladatkezelő működéséről, kérlek nézd meg, sok hasznos információt találsz benne:

Nézzük is, hogyan működik a Feladatkezelő!

Az új modul itt kapott helyet a HR alatt és ha lenyitjuk láthatjuk, hogy tudunk létrehozni új feladatot, munkaidőt, melyet ide kattintva nyomon is tudunk követni, illetve szereplő csoportokat is készíthetünk, továbbá ennek a modulnak is vannak saját szótár elemei.

A feladatkezelő is adatlapszerűen épül fel, tehát elkészítheted teljesen egyedire, így csak azok a mezők lesznek rajta, melyekre szükséged van, továbbá egy új feladat létrehozásához szükséged lesz bizonylattömbre is.

Az adatlap esetleges testreszabása és a bizonylattömb létrehozása után a modul beállítását érdemes a szótár elemekkel folytatni. Itt látható, hogy hozhatunk létre feladat státuszokat, feladat típusokat, beállíthatunk a szereplő típusokhoz jogosultságot és értesítéseket, illetve létrehozhatunk a feladatokhoz kapcsolódóan címkéket is.

Ha a szótár elemeknél mindent kitöltöttél, utána érdemes áttekinteni a szereplő csoportok almenüpontot. itt ugyanúgy, mint a partnercsoportok esetében, létrehozhatsz csoportokat, ahová dolgozóidat besorolhatod, ennek segítségével a későbbiekben tömegesen tudod majd őket kezelni, nem kell egyesével kiválogatnod, akiknek valamilyen szerepet szánsz a feladatokkal kapcsolatosan.

Ha létrehoztunk bizonylattömböt, kiegészítettük számunkra megfelelően a feladatkezelő adatlapot, átnéztük a szótár elemeket és rögzítettük az elemeket, amikre szükségünk van, illetve a szereplő csoportokat is kialakítottuk, utána indulhat a feladatok létrehozása és kiosztása is. Nézzük hogyan is működik ez!

Ha az új Feladat almodulra kattintunk a feladatkezelő modul alatt, akkor felugrik egy feladat gyorsrögzítő ablak, ahol a legszükségesebb adatokat tudod megadni a rögzítendő feladattal kapcsolatban. Ami csillaggal jelölt, annak a kitöltése kötelező, aminél nincs csillag, annak kitöltése opcionális. Ha ebben az ablakban mindent kitöltünk, elmenthetjük, majd így tudunk továbbmenni a részletes feladat adatlapra, ahol további információk is megadhatók. A feladatnál fontos tudni, hogy mindig vissza lehet térni hozzá és szerkeszteni, akárhányszor lehet menteni, sosem fognak lezáródni a mezői.

Milyen plusz informácókat találhatunk majd a részletes feladat adatlapon?

1. A részletes feladat adatlapnál tudunk hozzákapcsolni alfeladatokat és hozzászólásokat is tudunk írni. 

2. Jobb oldalon a szem ikonra kattintva tudunk hozzáadni megfigyelőket a feladathoz, illetve, ha új fajta szereplő típust hozunk létre a szótár elemek között, akkor annak az ikonja is itt jelenik meg. A szereplő típusoknál levő értesítés beállítások alapján értesítést is küldhet a rendszer az adott megfigyelőnek. Ha rákattintunk látható, hogy tudunk hozzáadni csak szereplőt és szereplő csoportot is. Szereplők a dolgozóink lehetnek, szereplő csoportokat pedig a korábban bemutatott szereplő csoportok almenüpontban tudunk létrehozni itt oldalt.

3. Lentebb haladva a státusznál tudjuk állítani a feladatunk státuszát, ahol választhatunk az alapértelmezett állapotokból és az általunk létrehozottak közül. 

4. Meg tudjuk adni a prioritást, a feladat típusát (5) és tudunk hozzárendelni címkéket (6). Ezeket mind a szótárak között tudjuk létrehozni. 

7. Ha lentebb rákattintunk az általános gombra, akkor további mezők nyílnak le. Megadhatjuk, hogy dolgozóink közül ki legyen a feladat felelőse, neki ki a felettese és automatikusan kitöltődik, hogy ki volt a feladat létrehozója, ezen utóbbin nem is lehet változtatni. 

8. Amennyiben módosítani akarjuk, hogy melyik projekt kapcsolódik a feladathoz, itt a projekt mezőnél ki tudunk jelölni másikat, illetve a partnert is tudjuk módosítani.

9. A következő szakasz a dátumok, ahol a létrehozás dátumát nem lehet módosítani, de a kezdést és a határidőt igen.

Magán a feladat adatlapján ennyi mező található meg alapértelmezetten, ha bármi egyébre szükséged van, akkor az adatlapkezelőben tudsz létrehozni egyedi adatlapot és kiegészíteni a számodra fontos adatokkal.

10. Fent a bizonylatok fülön fogod látni a feladathoz kapcsolódó bizonylatokat, például a projektet, amivel összekötöttük. A csatolás fülön pedig az általad feltöltött képek és dokumentumok fognak megjelenni.

11. A fenti mentés gombra kattintva tudod elmenteni a feladatot, majd bármikor visszatérhetsz, ha módosítani szeretnéd. 

12. A kis lila gombra kattintva tudsz munkaidőt hozzáadni a feladathoz, ezek alapján lehet nyomon követni, ki mennyi időt töltött egy adott feladat megoldásával. Megjelenik a projekt és a feladat neve, kiválaszthatod a dolgozót, aki dolgozott a feladaton, megadod, hogy melyik nap, mettől meddig dolgozott vele. Ebből a rendszer kalkulál egy időt, ami listanézetben is látható lesz. Munkaidőt még az új munkaidő almenüpontra kattintva is megadhatsz, a létrehozott időket pedig a munkaidők almenüpontra kattintva láthatod összegezve. Kattintsunk is ide. Rá tudunk szűrni a feladatra, a projektre, továbbá a dolgozóra is, ezáltal könnyen összegezhető, hogy ki melyik feladaton mennyi időt dolgozott. Ezt le lehet tölteni excelbe is, ahol tovább statisztikák is készíthetők belőle.

A feladatoknak is van egy listanézete, melyet az összes almodulra kattintva érhetsz el. Ez egy dinamikus lista, tehát az oszlopokat módosíthatod, illetve hozhatsz létre részletes szűrőket is. Fent látható a színes részekben, hogy mennyi feladatom van az adott napra, a hétre, mennyi olyan feladatom van, aminek a határideje már lejárt, de még nem oldottam meg, illetve összesen mennyi aktív feladatom van.

Feladatot több helyről is lehet indítani, nem csak az új feladat gombra kattintva, hanem partnerből dolgozóból és bizonylatból is. A partner és dolgozó neve előtt megjelent egy új bizonylat ikon, erre kattintva tudjuk indítani a feladatot, bizonylatok esetében pedig ugyanoda kell kattintani, ahonnan eddig származtattunk másik bizonylatokat. Ha partnerből vagy dolgozóból indítjuk a feladatot, akkor automatikusan kitöltődik a partner mező, ha pedig bizonylatból indítjuk akkor a bizonylat fülön jelenik majd meg.

Egy lényeges dolog a feladatokkal kapcsolatosan az értesítések kezelése. Fontos, hogy amikor valamilyen esemény történik a rendszerben, arról a kollégák szereplő típusnak megfelelő értesítéseket kapnak, amiket tudsz módosítani. Fent az értesítés ikonra kattintva lesz látható a konkrét értesítés, ami a kollégának érkezik a feladatról, határidőről illetve minden másról.

Ezeket az értesítéseket a Beállítások – Értesítési központban tudjuk testre szabni. Kattintsunk a Feladatkezelő fülre, ahol látható, hogy a feladattal kapcsolatos határidők előtt mennyivel és hányszor értesítse a rendszer az egyes címzetteket, akik lehetnek a felelősök, a felettesek és a szereplők, de mi mondjuk meg a nevük előtti pipával, hogy melyikőjük legyen értesítve.

Reméljük az új funkciót Te is hasznosnak találod! Amennyiben bármi kérdés felmerül a használatával kapcsolatban, keress minket bátran elérhetőségeinken és segítünk!