Az ERP (Enterprise Resource Planning) rendszerek a vállalkozások gerincét alkotják, összehangolva és integrálva a különböző üzleti folyamatokat és területeket egy központi adatbázisban. Segítenek a vállalatoknak hatékonyabbá és versenyképesebbé válni a modern üzleti környezetben, a folyamatok optimalizálásában és a stratégiai döntések megalapozásában, illetve hozzájárulnak a vállalati hatékonyság növeléséhez és a versenyképesség fenntartásához.
A megfelelő ERP rendszer kiválasztása kulcsfontosságú a hatékony működéshez és a vállalkozás sikeréhez. A következő lépések segítenek abban, hogy megtaláld a vállalkozásodnak legmegfelelőbb ERP rendszert.
1. Folyamatok és igények elemzése
Az ERP rendszer kiválasztása előtt elengedhetetlen egy mindenre kiterjedő vállalati elemzés, ami segít megérteni a cég különböző részeit és szükségleteit. Ez a folyamat lehetőséget ad a vállalkozás igényeinek és kihívásainak pontos azonosítására.
Fontos tisztázni, milyen területeken kell hatékonyabbá válni és mely üzleti folyamatokban mutatkoznak problémák.
Beszerzés:
Az aktuális beszerzési folyamatok elemzése és annak azonosítása, hol lehetne hatékonyabbá tenni, például a rendelési folyamatok automatizálását.
Gyártás:
A termelési folyamatok részletes elemzése, lehetőségek feltárása a termelékenység növelésére vagy az alapanyagfelhasználás optimalizálására.
Értékesítés:
Az értékesítési ciklus felülvizsgálata, beleértve az értékesítési lehetőségek kezelését, a megrendelések teljesítését és a számlázást. Hol lehetne gyorsítani vagy pontosítani az adatokat.
Pénzügy:
A pénzügyi folyamatok alapos vizsgálata, beleértve a költségvetési tervezést, számlázást, követeléskezelést. Hol lehetne javítani a költséghatékonyságot vagy a készpénzgazdálkodást.
Az igények pontos azonosítása után rangsoroljuk ezeket a súlyosság és a prioritás alapján. Fontos látni, hogy az ERP rendszernek melyik területeken kell leginkább segítenie és melyek azok a kulcspontok, ahol az automatizálás és az integráció a legnagyobb előnyt hozhatja.
Az ERP rendszer kiválasztása során ezek az információk segítenek abban, hogy megtaláljuk a legmegfelelőbb megoldást, amely a leghatékonyabban támogatja a vállalkozás stratégiáját és növekedését.
2. Skálázhatóság és rugalmasság
Az ERP rendszer kiválasztása során a skálázhatóság és rugalmasság kulcsfontosságú szempontok. A vállalkozások dinamikusan változnak, és az ERP-nek is képesnek kell lennie arra, hogy ezekre folyamatosan és gyorsan reagáljon.
Skálázhatóság:
A skálázhatóság azt jelenti, hogy az ERP rendszer könnyen alkalmazkodik a vállalkozás méretéhez és növekedéséhez. Ha a vállalkozás bővíti tevékenységi területét vagy az ügyfélbázisát, az ERP-nek lehetővé kell tennie az új felhasználók és adatok hozzáadását anélkül, hogy az teljesítményben vagy funkcionalitásban hátrányosan érintené a rendszert.
Például amikor egy kisvállalkozás kezdi el az ERP használatát, a rendszernek lehetővé kell tennie, hogy kezdetben csak a lényeges folyamatokat vezessék be. Ahogy a vállalkozás növekszik, a rendszernek alkalmasnak kell lennie a további modulok, felhasználók vagy funkciók befogadására a zökkenőmentes bővülés érdekében.
Rugalmasság:
A rugalmasság azt jelenti, hogy az ERP rendszer könnyedén a vállalkozás egyedi igényeihez alakítható. Minden vállalkozásnak lehetnek sajátos folyamatai, preferenciái és követelményei. Az ERP-nek lehetőséget kell adnia az egyedi testre szabásra anélkül, hogy a rendszer alapja bármilyen módon sérülne.
Egy konkrét iparágban működő vállalkozásnak mindig vannak speciális adatkövetelményei, vagy egyedi folyamatai, amelyek egyáltalán nem, vagy csak részben fedik egy szabványos ERP funkcionalitását. A rendszernek lehetőséget kell adnia az ilyen egyedi igények kielégítésére, például egyedi adatmezők, saját riportok vagy modulok hozzáadásával.
Egy jó ERP rendszer tehát lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy skálázzák és formálják a rendszert az igényeik szerint, legyenek azok kis induló vállalkozások vagy nagy multinacionális cégek. Ezáltal az ERP rendszer hozzájárul a vállalkozások agilitásához és versenyképességéhez a piacon.
3. Felhasználói élmény
A felhasználói élmény (UX) rendkívül fontos szempont az ERP rendszer kiválasztásánál. A könnyen használható és felhasználóbarát szoftver jelentősen hozzájárul a hatékony munkavégzéshez és a dolgozói elégedettséghez. Nézzük, mik azok a tényezők, melyek fontos szerepet játszanak a felhasználói élmény javításában!
Felhasználóbarát felület:
Az ERP rendszernek logikusan felépítettnek és azonnal érthetőnek kell lennie. Az egyes funkciókhoz való hozzáférésnek és a műveleteknek következetesnek kell lenniük az egész rendszeren belül. Például az értékesítési adatokhoz való hozzáférésnek az értékesítési modulban kell lennie, és nem pedig elrejtve a pénzügyek modulban, ahol nem keresné senki. A D4S vállalatirányítási rendszer felülete rendkívül egyszerűen értelmezhető, logikusan felépített, így bárki számára könnyedén átlátható elsőre is.
Könnyű betanulás:
A rendszernek olyannak kell lennie, amit az új felhasználók könnyen meg tudnak tanulni anélkül, hogy hosszadalmas tréningekre lenne szükségük. Az ERP rendszerhez olyan oktatóanyagokat és támogatást kell biztosítani, amelyek lehetővé teszik a gyors tanulást, tehát rendelkeznie kell egy könnyen elérhető tudásbázissal, videókkal és felhasználóbarát útmutatókkal.
Reszponzivitás:
Az ERP rendszernek lehetővé kell tennie a mobil és egyéb eszközökről történő hozzáférést. A dolgozóknak gyakran van szükségük a szoftverre mozgás közben is, ezért a reszponzív felület nagyon fontos szempont annak érdekében, hogy bármilyen eszközről megfelelően tudják használni. Továbbá, ha az ERP-hez webshop is tartozik, a reszponzivitás elvárása erre is érvényes, hiszen az ügyfelek nagy része nem asztali számítógépről fog rendelést leadni, legtöbbször erre mobil telefonjukat használják. Amennyiben a nem megfelelő nézet miatt nem találják meg, amit keresnek, máshonnan fognak rendelni. Így mindenképpen ellenőrizni kell ezt is a döntési folyamat során.
Az ERP rendszernek tehát kényelmes, könnyen kezelhető és a felhasználói igényekre optimalizált felülettel kell rendelkeznie. Ez biztosítja, hogy a dolgozók hatékonyan használják a rendszert, és a vállalkozás zökkenőmentesen működhessen a mindennapi üzleti tevékenységei során. A jó UX növeli a termelékenységet és hozzájárul a vállalkozás sikeres működéséhez.
4. Integrációkra való képesség
Az integrációs képesség kiemelkedő fontossággal bír az ERP rendszer kiválasztásánál. Egy modern vállalkozás számos más szoftvert és rendszert használ, ezeknek hatékonyan kell együttműködniük az ERP-vel. Mik a legfontosabbak az integrációkkal kapcsolatban egy ERP-ben?
Egységes nézet:
Az integrációk lehetővé teszik az egységes nézetet az adatokról és folyamatokról. Ezáltal a dolgozók egyetlen felületen keresztül érik el az összes releváns információt, anélkül hogy az egyes rendszerek között ugrálnának.
Külső rendszerekkel való kompatibilitás:
Az ERP rendszernek kompatibilisnek kell lennie a széles körben elérhető szoftverekkel és alkalmazásokkal, mint például webshop platformok, online fizetési vagy logisztikai rendszerek.
Ezeken felül rendkívül fontos az is, hogy az ERP rendszer képes legyen kezelni minden olyan fájl formátumot, amit alapvetően használunk a mindennapokban. Amennyiben már van egy szoftver, amit szeretnénk lecserélni és kinyerni belőle az adatokat, lényeges pont, hogy olyan vállalatirányítási rendszert válasszunk, ahova ezeket az adatokat tömegese, mondjuk egy excel fájl segítségével be tudjuk tölteni. Ez is meggyorsítja az átállási időt.
Az integrációk lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy kihasználják az egyes alkalmazások erősségeit, miközben az adatok egységesen áramlanak a rendszerek között. Ez növeli a hatékonyságot és lehetővé teszi a vállalkozásoknak, hogy gyorsan és pontosan reagáljanak a változó piaci környezetre. Az együttműködés és az adatmegosztás révén a vállalatok képesek optimalizálni a folyamataikat és javítani a döntéshozatalt.
5. Adatbiztonság és megbízhatóság
Az ERP rendszerek kiválasztásánál kiemelten fontos szempont az adatbiztonság és megbízhatóság. A vállalati adatok rendkívül szenzitívek, melyeknek azoknak biztonságban kell lenniük, valamint hozzáférhetőknek és megbízhatóknak kell maradniuk.
Adatbiztonság:
Az ERP rendszernek magas szintű adatbiztonságot kell biztosítania. Ez magában foglalja a hozzáférési jogosultságok szigorú ellenőrzését, a titkosított adatátvitelt és az adatok rendszeres biztonsági másolatait. A biztonsági rendszereknek képeseknek kell lenniük védekezni a külső fenyegetések, például a hackerek ellen.
Fontos például, hogy az adott ERP rendszernek széleskörű jogosultságkezelése legyen, mely lehetővé teszi, hogy a vezetőség meghatározza, melyik kolléga melyik modulokhoz, azokon belül is konkrétan milyen adatokhoz férhet hozzá és lehet-e létrehozási vagy törlési joga, esetleg csak megtekintheti az információkat.
Rendszeres mentés és visszaállítás:
Az ERP rendszernek rendszeresen kell készítenie mentéseket az adatokról és a konfigurációkról. Ez biztosítja, hogy bármilyen hibára vagy adatvesztésre gyorsan reagálhassanak, és a rendszer visszaálljon az utolsó biztonsági másolatból.
Általában az adatbázis és a konfigurációk naponta többször mentésre kerülnek, hogy a vállalat egy napra visszamenőleg vissza tudja állítani a rendszert, ha valamilyen probléma merül fel.
Rendszerstabilitás és elérhetőség:
Az ERP rendszernek megbízhatónak kell lennie és folyamatosan rendelkezésre kell állnia. A szervereknek és a rendszernek 99,9% feletti rendelkezésre állási időt kell biztosítania, minimalizálva ezzel az esetleges leállások okozta károkat. Mivel nagyon sok ERP manapság már felhőalapú, tehát interneten keresztül érhető el, természetesen a felhasználónak fontos, hogy megfelelő internetkapcsolata is legyen az üzemeltetéshez.
Az ERP rendszernek több szerverrel kell rendelkeznie, hogy ha egyik szerver meghibásodik, a másik át tudja venni a feladatot anélkül, hogy a rendszer leállna.
Az adatbiztonság és megbízhatóság a vállalati tevékenységek fenntartásának egyik alapja, és az ERP rendszer választása során különleges figyelmet kell fordítani ezekre a szempontokra. Az adatbiztonság hiánya és az esetleges rendszerproblémák komolyan veszélyeztethetik a vállalat működését és hosszú távú sikerét.
6. Költségek
Az ERP rendszer kiválasztásakor kiemelkedő fontosságú a költségek megfelelő elemzése és tervezése. A bevezetési mellett a hosszú távú fenntartási költségeket is szem előtt kell tartani, mivel ezek jelentős hatással lehetnek a vállalat költségvetésére és eredményességére. Manapság már egyre több ERP havidíjas előfizetéssel vehető igénybe, így a kezdeti költségek alacsonyabbá válnak, azonban a havidíjakkal számolni kell.
Bevezetési költségek:
Ezek magukba foglalják az ERP rendszer licenszek, hardverek, egyedi fejlesztések, implementációs szolgáltatások és felhasználók oktatása költségeit, amennyiben helyben telepített rendszerről van szó. Fontos, hogy az előre tervezett költségkeretekhez igazodjanak.
Testreszabási költségek:
Az ERP rendszert gyakran testre kell szabni az adott vállalat egyedi igényeihez. Ezek a testreszabások plusz költségeket generálhatnak, amennyiben az ERP üzemeltetői is segítenek ennek megoldásában, esetleg fejlesztések szükségesek. Amennyiben ezt szeretnénk kikerülni érdemes olyan ERP rendszert keresnünk, ahol saját magunk is sok funkciót tudunk módosítani, cégre szabni, így lehetséges spórolni az egyedi fejlesztések költségein. Ilye vállalatirányítási rendszer a D4S is!
Fenntartási és frissítési költségek:
Ezek a költségek a rendszer karbantartásához, frissítéséhez, valamint a támogatáshoz kapcsolódnak. A rendszer idővel változhat, ezért frissítések és karbantartás szükséges. Egyre több ERP rendszer esetében már a frissítések benne vannak a havidíj költségébe és nem igényelnek külön összeget, de ez természetesen nem mindenhol van így.
A költségek megtervezése nagyban segíti a vállalatot, hogy megtalálhassa a számára legoptimálisabb ERP rendszert. Az alacsonyabb bevezetési költségek vonzók lehetnek kezdetben, de a hosszú távú fenntartási költségekkel is fontos számolni és mindkettőt érdemes figyelembe venni a végső döntés előtt.
7. Referencia
Az ERP rendszer kiválasztásában rendkívül fontos tájékozódni szubjektív forrásokból, hiszen a már meglévő felhasználók véleménye és tapasztalata sokat segíthet a döntésben. Illetve egyre több olyan szakértő van, aki ERP rendszerekkel foglalkozik, az ő véleményüket is érdemes kikérni a témában.
Kapcsolatfelvétel meglévő felhasználókkal:
Egy rendszer honlapján általában megtalálhatók azok a cégek, akikkel partnerként együtt dolgozik. Amennyiben kiválasztunk olyan ERP szoftvereket, melyek szimpatikusak, érdemes megkeresni ezeket a partner vállalkozásokat, hogy megtudhassuk, milyen véleménnyel vannak a cégről és magáról a rendszerről. Feltehetően sokat tudnak majd mesélni a rendszer teljesítményéről, megbízhatóságáról, a felhasználói élményről és a szolgáltató támogatásáról is, melyek mind hasznos információk a végső döntés meghozása előtt.
Felhasználói visszajelzések:
Érdemes felkeresni online fórumokat, felhasználói véleményeket és értékeléseket az adott ERP rendszerről. Az ilyen platformokon megosztott vélemények sokat elárulhatnak a rendszer előnyeiről és hátrányairól. Érdemes azonban fenntartásokkal kezelni az ilyen véleményeket, hiszen nem lehet tudni valóban igaz-e amit leírtak.
Szakértői tanácsadás:
Egyre többször lehet találkozni független ERP tanácsadókkal, akik korábban feltehetően dolgoztak ilyen rendszert fejlesztő cégeknél, azóta viszont napi szinten figyelik a piacot, tisztában vannak az újdonságokkal, a felhasználói elvárásokkal és az egyes ERP rendszerek által nyújtott szolgáltatásokkal. Őket mindenképp érdemes megkeresni, hiszen átfogó tudással rendelkeznek az adott rendszerről és az iparban való elterjedtségéről.
Az érintett vállalkozások véleménye és a szakértői tanácsok segítségével átgondolt döntést lehet hozni az ERP rendszer választásában. A különböző szempontok alapos mérlegelése segíti abban, hogy az adott vállalkozás specifikus igényeire szabottan válassza ki a legmegfelelőbb rendszert.
8. Szolgáltatói támogatás és képzés
Az ERP rendszer kiválasztása során a szolgáltató részéről a támogatás és oktatás kiemelten fontos tényező, hiszen egy új szoftvert sosem egyszerű megtanulni. A bevezetési és a későbbi tanulási folyamatban is kell, hogy segítséget nyújtson a cég, akik az adott rendszert fejleszti, mivel ezt ők ismerik a legjobban, ők tudják megtanítani a megfelelő használatát. Az is lényeges, hogy felmérjék vállalkozásunkat és a cég szükségleteinek megfelelően tegyenek javaslatokat a rendszer használatára vonatkozóan. Mivel minden cégnek egyedi a működése, így mindenkinek egy kicsit máshogy ajánlatos használni az ERP rendszereket.
Szakértői támogatás:
Érdemes előre tájékozódni, hogy a választott ERP rendszer szolgáltatója megfelelő és elérhető szakértői támogatást nyújt-e. Fontos, hogy legyenek olyan csatornák, ahol gyorsan és hatékonyan elérhetőek, például telefonos ügyfélszolgálat, online chat, vagy e-mail. Bármikor előfordulhat, hogy a vállalkozás egy fontos modult nem tud megfelelően beállítani, és azonnali támogatásra van szüksége. A jó ERP rendszer szolgáltató azonnal reagál és segít megoldani a problémát. Továbbá az is fontos, hogy a bevezetési időszakban kiemelet figyelmet tudjanak fordítani az új cégre, hiszen ilyenkor merül fel a legtöbb kérdés és van szükség leginkább a segítségre.
Képzési programok:
Az ERP rendszer bevezetésekor és az új dolgozók felvételénél kulcsfontosságú, hogy a szolgáltató képzéseket és oktatási programokat kínáljon. Ezek lehetnek online kurzusok, személyes tréningek vagy oktatóvideók, amelyek segítik a dolgozókat a rendszer hatékony használatában. Például a D4S ERP rendszer bevezetésekor minden ügyfél hozzáférést kap az e-learning rendszerhez, melyben igyekszünk bemutatni a szoftver működését, apró de hasznos részleteit, így sokkal egyszerűbb és gyorsabb az ügyfelek számára a betanulás.
Frissítések és fejlesztések:
Az elején tisztázni kell azt is, hogy a szolgáltató rendszeresen frissíti és fejleszti-e az ERP rendszert. Ez lehetővé teszi, hogy mindig a legújabb és legjobb verziót használhassa a vállalkozás, amely új funkciókat, javításokat és biztonsági frissítéseket tartalmaz. A szolgáltatónak rendszeresen értesíti kell a vállalkozást az elérhető frissítésekről, és segíteni azok telepítését, amennyiben ez szükséges.
A megfelelő szolgáltatói támogatás és képzés garantálja, hogy a vállalkozás optimálisan használja az ERP rendszert. A folyamatos fejlesztések révén az ERP rendszer mindig aktuális és hatékony eszköz marad a vállalkozás számára, így ezeket mindenképp érdemes tisztázni az adott ERP bevezetése előtt.
9. Pályázat
Manapság egyre több állami támogatás érhető el vállalkozások informatikai fejlesztésére, így például ERP rendszer bevezetésére is. Természetesen meg van határozva azon szoftverek köre, amiket ilyen módon be lehet vezetni. Fontos megismerni ezeket a rendszereket és érdemes ezek közül választani egy szimpatikus, a cég igényeit megvalósítani képes ERP rendszert. Mert ahogy a költségek összegzésekor is megnéztük, nem mindegy, hogy mennyit fizet egy cég havonta, vagy akár egyösszegben a vállalatirányítási rendszer használatáért.
A D4S ERP rendszerre is lehet pályázni informatikai pályázatok révén, így sokkal kedvezményesebben lehet beszerezni! Miért érdemes a D4S-t választani a többi ERP rendszerrel szemben?
- fejlesztői segítség nélkül cégre szabható a működése, így bármilyen iparágnak megfelelő lehet
- lefedi a teljes ügyvitelt, nem kell egyéb rendszereket használni mellette kiegészítésképp
- korlátlan számú raktár létrehozható benne, ennek köszönhetően a teljes raktárkezelés követhető
- bármennyi webshop létrehozható közvetlenül az ERP-ből, így nem kell külső webáruházat üzemeltetni
- használata rendkívül egyszerű és gyorsan tanulható, felülete rendkívül vizuális
- a D4S ERP-t folyamatosan frissítjük, mely újdonságok azonnal elérhetők mindenki rendszerében köszönhetően a felhőalapú működésnek
- e-learning felületen oktatóanyagokat biztosítunk hozzá, így működése könnyebben megismerhető
- a pályázati ügyintézésben segítünk minden ügyfelünknek, pályázatírót is biztosítunk, amennyiben szükséges
- sikeres pályázat esetén elengedjük a pályázatíró díját
- ügyfélszolgálatunk a bevezetési időszakot követően is segít megoldani a mindennapi kérdéseket
Törekszünk arra, hogy az ERP rendszerünk iránt érdeklődők minden esetben teljeskörűen megismerhessék a szoftvert, ezért mindenkinek biztosítunk ingyenes demo hozzáférést a rendszerhez, illetve teljesen ingyenes és kötelezettségmentes bemutatót. Miért jó ez?
Amennyiben egy cég vezetője elszánja magát, hogy bevezessen egy ERP rendszert, vagy lecserélje az eddig használtat, nagyon jól meg kell ismernie a piacot, hogy megtalálja a vállalkozásának leginkább megfelelő rendszert. Ehhez azonban sokszor nem elég, ha a szoftverek weboldalát átnézi és az ott olvasottak alapján akar dönteni. Legjobban akkor tud választani, ha kipróbálhatja a rendszert, átnézheti a pontos működését, megpróbálhatja benne a saját üzleti folyamatait végig vinni egy demo felületen. Azonban ez még nem minden.
Mivel az ERP rendszer minden folyamatát nem ismerik azok, akik még nem használják, így sok részlet felett átsiklanak, esetleg úgy gondolják nem is tudja az adott funkciót a rendszer. Ennek kiküszöbölése miatt fontos az ingyenes bemutató, ahol az érdeklődő igényeit felmérve, célzottan lehet bemutatni a rendszer azon részeit, amire szükségük van. Ez sokkal egyszerűbbé teszi annak eldöntését, hogy az adott ERP rendszer megfelelő-e a vállalkozás számára.
Ha Te is szeretnél egy megbízható, széleskörben használható és könnyen tanulható vállalatirányítási rendszert - a D4S-t - bevezetni vállalkozásod mindennapjaiba és egyszerűbbé szeretnéd tenni ügyviteled, kérd ingyenes demo felületünket és keress minket ingyenes bemutató miatt! Töltsd ki a kapcsolatfelvételi űrlapot és hamarosan megkeresünk a részletekkel!
